Thứ Năm, 18 tháng 11, 2021

CÁC BƯỚC ĐỂ VẼ SƠ ĐỒ QUY TRÌNH LÀM VIỆC

 


Việc doanh nghiệp bạn hoạt động có hiệu quả và trơn tru hay không còn tùy vào quy trình làm việc của doanh nghiệp bạn có nhất quán và nguyên tắc hay không. Sẽ là một thiếu sót nếu doanh nghiệp không xây dựng cho mình sơ đồ quy trình làm việc chuẩn hóa các nghiệp vụ trong quản lý công việc hay dự án.
1. Cách vẽ sơ đồ quy trình làm việc khoa học

Việc làm chủ các kế hoạch công việc của mình sẽ rất đơn giản đối với doanh nghiệp và nhà quản lý thông qua các cách vẽ sơ đồ quy trình làm việc đơn giản sau đây.

Bước 1: Chọn quy trình 

Khi thực hiện vào việc gì bạn cần xác định quá trình theo dõi, giám sát và triển khai quy trình làm việc. Ở bước này  các nhà quản lý cần lựa chọn cho đúng sơ đồ quy trình làm việc với nhu cầu, mục đích của doanh nghiệp. Cũng như cân nhắc các đối tượng người dùng  trong sơ đồ này, để cân nhắc xem xét sơ đồ công việc mô tả quy trình làm việc hiện tại hay một mô hình làm việc được thiết kế cho tương lai phù hợp nhất.

Bước 2: Xác định điểm bắt đầu và điểm kết thúc

Các nhà quả lý cần xác định điểm bắt đầu và kết thúc của sơ đồ quy trình làm việc. Đảm bảo sơ đồ thể hiện được mục tiêu ban đầu và kết quả cuối cùng được cụ thể, rõ ràng. 


Xem thêm: Workflow Là Gì? Các Bước Xây Dựng Một Workflow Hoàn Chỉnh

Bước 3: Thu thập thông tin 

Việc thu thập các thông tin nhân sự hoặc các bộ phận phòng ban khác nhau trong doanh nghiệp nhằm đảm bảo sơ đồ phù hợp với năng lực nhân viên và thực trạng của doanh nghiệp. Vạch ra các nhiệm vụ có liên quan tại từng bước trên lưu đồ, nhằm phân chia công việc cụ thể cho từng công việc và nhân sự. Và nhà quản lý chỉ cần ghi lại mốc thời gian của quy trình hay những lưu ý để tăng hiệu quả công việc. 

Bước 4: Bỏ qua các loại nhiệm vụ không cần thiết

Thông qua cách vẽ sơ đồ quy trình làm việc nhà quản lý có thể điều chỉnh các công đoạn hay những quy trình kém hiệu quả. Bằng việc kiểm tra và sắp xếp các nhiệm vụ hợp lý cho từng nhân viên, từng bộ phận. Nhà quản lý có thể cân nhắc các mục tiêu tổng quan đối với các nhiệm vụ không liên quan có thể đưa vào các mục nhiệm vụ không cần thiết, không qua trọng hay không khẩn cấp.

Bước 5: Thiết kế sơ đồ quy trình công việc

Ở bước này sau tất cả các thông tin được phân tích thì các nhiệm vụ và công việc sẽ được triển khai ở dạng sơ đồ. Doanh nghiệp có thể nhờ đến sự hỗ trợ của các công cụ, phần mềm hoặc thực hiện các thao tác  truyền miệng hay vẽ trên giấy. Dù sử dụng hình thức nào đi chăng nữa thì điều quan trọng nhất vẫn là thể hiện được quy trình làm việc một cách dễ hiểu, dễ truyền đạt và dễ chia sẻ.

Bước 6: Số hóa quy trình làm việc

Thay vì thực hiện các công việc thông qua văn bản, giấy, qua truyền miệng haowjc qua các công cụ hôc trợ như Excel thì nay các doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm trực quan  giúp số hóa quy trình làm việc.

Bước 7: Ứng dụng vào hệ thống và Phân tích kết quả

Ở bước cuối cùng này việc đánh giá và phân tích kết quả mang đến cho doanh nghiệp  nhwuxng đánh giá về hiệu suất và chất lượng kết quả làm việc nhân viên. Từ đó doanh nghiệp có thể tìm ra các điểm mạnh điểm yếu  của quy trình làm việc nhà mình mà có kế hoạch điều chỉnh cho phù hợp.

2. Sơ đồ quy trình làm việc nên tham khảo

Sơ đồ quy trình làm việc trong việc xây dựng chiến lược kinh doanh

Xem thêm: Quy trình số hóa tài liệu trong doanh nghiệp

Diễn giải sơ đồ

Sẽ có 3 bước chính trong việc xây dựng sơ đồ quy trình làm việc này là:

Bước 1: Tìm kiếm cơ hội và dự báo thị trường kinh doanh

Trước khi làm việc gì cũng nên tìm hiểu về nhu cầu thị trường từ đó đưa ra các phương pháp tiếp cận, phân tích và đi sâu hơn vào tìm hiểu nhu cầu đó.

Nghiên cứu thị trường sẽ giúp  doanh nghiệp nắm bắt chi tiết hơn về nhu cầu thị trường từ: biến động gì, loại hàng hóa nào đáp ứng nhu cầu thị trường. Cho đến phương thức dịch vụ sau khi đáp ứng nhu cầu thị trường đó ra sao,… .Từ đó, giúp doanh nghiệp có những định hướng chiến lược kinh doanh đáp ứng nhu cầu cần thiết của thị trường. 

Đối với hoạt động tìm kiếm cơ hội kinh doanh nên:

  • Thống kê lại các cơ hội kinh doanh kết hợp với việc phân tích thị trường. Hay những học hỏi kinh nghiệm rút ra từ các doanh nghiệp khác
  • Phân loại và sắp xếp cơ hội kinh doanh thành các nhóm để đánh giá khả năng thực hiện những cơ hội đó.
  • Tìm ra đặc trưng cho mỗi nhóm cơ hội rồi lựa chọn nhóm nào phù hợp với khả năng của doanh nghiệp hướng tới việc hoạch định chiến lược kinh doanh.

Bước 2: Hoạch định chiến lược kinh doanh

  • Tăng thế mạnh cho doanh nghiệp, giành lợi thế cạnh tranh cho mình trên thị trường
  • Xây dựng những vùng an toàn kinh doanh, hạn chế rủi ro
  • Xác định phạm vi và mục tiêu kinh doanh then chốt
  • Luôn dự phòng và thiết lập sẵn  những tình huống xấu nhất xảy ra.

Bước 3: Lựa chọn và quyết định chiến lược kinh doanh

Nhận biết một cách chính xác các chiến lược hiện tại của doanh nghiệp. Căn cứ vào đó lựa chọn những chiến lược kinh doanh trong tương lai hiệu quả.

Đánh giá, rà soát lại các kết quả việc phân tích chiến lược.

Xem xét các tác nhân, yếu tố chính ảnh hưởng tới tài chính doanh nghiệp, mục tiêu sức mạnh và ngành nghề doanh nghiệp…..

Đánh giá các yếu tố về trình độ, năng lực của doang nhiệp một cách kỹ lưỡng.  Tránh để doanh nghiệp bị phụ thuộc vào các nguồn lực bên ngoài.

Kết luận

Mỗi doanh nghiệp nên cần đầu tư và xây dựng cho mình các sơ đồ quy trình làm việc trong việc xây dựng chiến lược kinh doanh để mang lại những kết quả mong đợi cho doanh nghiệp mình nhé.

Bài viết tham khảo:


ngày
Nhãn

Không có nhận xét nào:

Đăng nhận xét

Đăng ký: Đăng Nhận xét (Atom)