Việc doanh nghiệp bạn hoạt động có hiệu quả và trơn tru hay
không còn tùy vào quy trình làm việc của doanh nghiệp bạn có nhất quán và
nguyên tắc hay không. Sẽ là một thiếu sót nếu doanh nghiệp không xây dựng cho
mình sơ đồ quy trình làm việc chuẩn hóa các nghiệp vụ trong quản lý công việc
hay dự án.
1. Cách vẽ sơ đồ quy trình làm việc khoa
học
Việc làm chủ các kế hoạch công việc của mình sẽ rất đơn giản đối với doanh nghiệp và nhà quản lý thông qua các cách vẽ sơ đồ quy trình làm việc đơn giản sau đây.
Bước 1: Chọn quy
trình
Khi thực hiện vào việc gì bạn cần xác định quá trình theo
dõi, giám sát và triển khai quy trình làm việc. Ở bước này các nhà quản lý cần lựa chọn cho đúng sơ đồ
quy trình làm việc với nhu cầu, mục đích của doanh nghiệp. Cũng như cân nhắc
các đối tượng người dùng trong sơ đồ
này, để cân nhắc xem xét sơ đồ công việc mô tả quy trình làm việc hiện tại hay
một mô hình làm việc được thiết kế cho tương lai phù hợp nhất.
Bước 2: Xác định điểm
bắt đầu và điểm kết thúc
Các nhà quả lý cần xác định điểm bắt đầu và kết thúc của sơ
đồ quy trình làm việc. Đảm bảo sơ đồ thể hiện được mục tiêu ban đầu và kết quả
cuối cùng được cụ thể, rõ ràng.
Xem thêm: Workflow Là Gì? Các Bước Xây Dựng Một Workflow Hoàn Chỉnh
Bước 3: Thu thập
thông tin
Việc thu thập các thông tin nhân sự hoặc các bộ phận phòng
ban khác nhau trong doanh nghiệp nhằm đảm bảo sơ đồ phù hợp với năng lực nhân
viên và thực trạng của doanh nghiệp. Vạch ra các nhiệm vụ có liên quan tại từng
bước trên lưu đồ, nhằm phân chia công việc cụ thể cho từng công việc và nhân sự.
Và nhà quản lý chỉ cần ghi lại mốc thời gian của quy trình hay những lưu ý để
tăng hiệu quả công việc.
Bước 4: Bỏ qua các loại
nhiệm vụ không cần thiết
Thông qua cách vẽ sơ đồ quy trình làm việc nhà quản lý có thể
điều chỉnh các công đoạn hay những quy trình kém hiệu quả. Bằng việc kiểm tra
và sắp xếp các nhiệm vụ hợp lý cho từng nhân viên, từng bộ phận. Nhà quản lý có
thể cân nhắc các mục tiêu tổng quan đối với các nhiệm vụ không liên quan có thể
đưa vào các mục nhiệm vụ không cần thiết, không qua trọng hay không khẩn cấp.
Bước 5: Thiết kế sơ đồ quy trình công việc
Ở bước này sau tất cả các thông tin được phân tích thì các
nhiệm vụ và công việc sẽ được triển khai ở dạng sơ đồ. Doanh nghiệp có thể nhờ
đến sự hỗ trợ của các công cụ, phần mềm hoặc thực hiện các thao tác truyền miệng hay vẽ trên giấy. Dù sử dụng
hình thức nào đi chăng nữa thì điều quan trọng nhất vẫn là thể hiện được quy
trình làm việc một cách dễ hiểu, dễ truyền đạt và dễ chia sẻ.
Bước 6: Số hóa quy
trình làm việc
Thay vì thực hiện các công việc thông qua văn bản, giấy, qua
truyền miệng haowjc qua các công cụ hôc trợ như Excel thì nay các doanh nghiệp
có thể sử dụng các phần mềm trực quan
giúp số hóa quy trình làm việc.
Bước 7: Ứng dụng vào
hệ thống và Phân tích kết quả
Ở bước cuối cùng này việc đánh giá và phân tích kết quả mang
đến cho doanh nghiệp nhwuxng đánh giá về
hiệu suất và chất lượng kết quả làm việc nhân viên. Từ đó doanh nghiệp có thể
tìm ra các điểm mạnh điểm yếu của quy
trình làm việc nhà mình mà có kế hoạch điều chỉnh cho phù hợp.
2. Sơ đồ quy trình làm việc nên tham khảo
Sơ đồ quy trình làm việc trong việc xây dựng chiến lược kinh doanh
Xem thêm: Quy trình số hóa tài liệu trong doanh nghiệp
Diễn giải sơ đồ
Sẽ có 3 bước chính trong việc xây dựng sơ đồ quy trình làm
việc này là:
Bước 1: Tìm kiếm cơ hội
và dự báo thị trường kinh doanh
Trước khi làm việc gì cũng nên tìm hiểu về nhu cầu thị trường
từ đó đưa ra các phương pháp tiếp cận, phân tích và đi sâu hơn vào tìm hiểu nhu
cầu đó.
Nghiên cứu thị trường sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt chi tiết hơn về nhu cầu
thị trường từ: biến động gì, loại hàng hóa nào đáp ứng nhu cầu thị trường. Cho
đến phương thức dịch vụ sau khi đáp ứng nhu cầu thị trường đó ra sao,… .Từ đó, giúp
doanh nghiệp có những định hướng chiến lược kinh doanh đáp ứng nhu cầu cần thiết
của thị trường.
Đối với hoạt động tìm kiếm cơ hội kinh doanh nên:
- Thống kê lại các cơ hội kinh doanh kết hợp với việc phân tích thị trường. Hay những học hỏi kinh nghiệm rút ra từ các doanh nghiệp khác
- Phân loại và sắp xếp cơ hội kinh doanh thành các nhóm để đánh giá khả năng thực hiện những cơ hội đó.
- Tìm ra đặc trưng cho mỗi nhóm cơ hội rồi lựa chọn nhóm nào phù hợp với khả năng của doanh nghiệp hướng tới việc hoạch định chiến lược kinh doanh.
Bước 2: Hoạch định
chiến lược kinh doanh
- Tăng thế mạnh cho doanh nghiệp, giành lợi thế cạnh tranh cho mình trên thị trường
- Xây dựng những vùng an toàn kinh doanh, hạn chế rủi ro
- Xác định phạm vi và mục tiêu kinh doanh then chốt
- Luôn dự phòng và thiết lập sẵn những tình huống xấu nhất xảy ra.
Bước 3: Lựa chọn và quyết định chiến lược kinh doanh
Nhận biết một cách chính xác các chiến lược hiện tại của
doanh nghiệp. Căn cứ vào đó lựa chọn những chiến lược kinh doanh trong tương
lai hiệu quả.
Đánh giá, rà soát lại các kết quả việc phân tích chiến lược.
Xem xét các tác nhân, yếu tố chính ảnh hưởng tới tài chính
doanh nghiệp, mục tiêu sức mạnh và ngành nghề doanh nghiệp…..
Đánh giá các yếu tố về trình độ, năng lực của doang nhiệp một
cách kỹ lưỡng. Tránh để doanh nghiệp bị phụ
thuộc vào các nguồn lực bên ngoài.
Kết luận
Mỗi doanh nghiệp nên cần đầu tư và xây dựng cho mình các sơ
đồ quy trình làm việc trong việc xây dựng chiến lược kinh doanh để mang lại những
kết quả mong đợi cho doanh nghiệp mình nhé.
Bài viết tham khảo:
- Khảo Sát Mức Độ Hài Lòng Của Nhân Viên
- Phần Mềm Quản Lý Hợp Đồng Miễn Phí Phổ Biến Nhất
- Cơ Sở Dữ Liệu Quản Lý Nhân Sự
- Quy trình số hóa tài liệu trong doanh nghiệp
- Quy Trình Quản Lý Tài Sản Doanh Nghiệp
- Mẫu Nội Quy Văn Phòng Mới Nhất 2021
