Phần mềm lưu trữ văn bản sẽ là lựa chọn tuyệt vời khi bạn muốn lưu lại những giấy tờ, công văn cần thiết một cách nhanh chóng, gọn gàng và bảo mật.
I. Tầm quan trọng của phần mềm lưu trữ văn bản
Chẳng doanh nghiệp nào muốn bỏ ra cả một khoảng diện tích vài chục mét vuông, đầu tư hệ thống giá đỡ, bảo vệ và trả lương cho nhân viên trông coi quản lý một nơi khó sinh lợi nhuận.
Ngày nay, xu thế điện tử hoá, quản lý bằng hệ thống công nghệ thông tin mới chính là điều mà các doanh nghiệp, đơn vị cần xây dựng và áp dụng thực hiện. Lý do của điều này là bởi, sự phát triển của các ngành, các lĩnh vực; sự linh động trong các giao dịch, hoạt động thương mại… sẽ không thể “chờ” để bạn tìm lại các bản lưu trữ tới vài tiếng, thậm chí là cả ngày.
II. Những lợi thế khi sử dụng phần mềm lưu trữ văn bản
Hiệu quả làm việc cao
Thông qua phần mềm lưu trữ văn bản, chỉ cần một cú click chuột thì các dữ liệu bạn cần sẽ ngay lập tức hiện ra trước mắt. Nhờ việc xử lý nhanh chóng, đơn giản mà các công đoạn, công việc sau đó cũng đơn giản hơn rất nhiều.
Tiết kiệm chi phí
Một ưu điểm nữa của phương pháp này chính là số tiền doanh nghiệp phải bỏ ra rất ít. Xét về mặt nhân lực nhân công thì cách quản lý này, doanh nghiệp chỉ phải trả lương cho 1 người. Xét về mặt hệ thống vật tư thì lại càng đơn giản, doanh nghiệp chỉ phải đầu tư bạn đầu hệ thống và máy tính quản lý.
An toàn, bảo mật
Với hệ thống được mã hoá và chỉ duy nhất người quản lý biết thì chắc chắn rằng, phần mềm lưu trữ văn bản là hoàn toàn bảo mật và an toàn. Đặc biệt, nhờ có hệ thống này mà những vấn đề liên quan tới cháy nổ, mất cắp… sẽ không thể gây ảnh hưởng tới giấy tờ, sổ sách của doanh nghiệp bạn.
III. Nên sử dụng phần mềm lưu trữ văn bản nào?
Trên thị trường hiện nay có nhiều đơn vị cung cấp giải pháp lưu trữ văn bản cho các doanh nghiệp. Trong số đó, phần mềm lưu trữ văn bản – quản lý công văn giấy tờ, quản lý công việc của CoDX nổi lên như một lời giải pháp ưu việt.
CoDX với nhiều ưu điểm như: cung cấp cho người dùng chức năng quản lý điều hành công việc, đây là một chức năng hỗ trợ rất mạnh cho lãnh đạo và những người có trách nhiệm điều hành công việc, có thể tạo lập công việc từ văn bản đến hoặc tạo lập công việc phi giấy tờ, tạo lập tiến độ thực hiện và theo dõi, đánh giá tiến độ thực hiện cho phép quản lý thông tin theo dạng sự kiện.
Phần mềm lưu trữ văn bản CoDX còn cung cấp chức năng quản lý hồ sơ, tài liệu, lưu trữ một cách đầy đủ và khoa học. Ngoài ra, phần mềm CoDx còn cung cấp một hệ thống quản trị toàn diện cho doanh nghiệp từ văn phòng số, đến quản trị nhân sự và quản trị tài chính kế toán….
>>> Tham khảo phần mềm quản lý doanh nghiệp CoDX ngay TẠI ĐÂY
Phần mềm CoDX được thiết kế cho việc triển khai cho mô hình tổ chức có nhiều cấp sử dụng, quản lý dữ liệu tập trung hoặc phân tán. Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ khả năng xem và duyệt văn bản từ xa sử dụng các thiết bị cầm tay như điện thoại di động thông minh, máy tính bảng thông qua kết nối Internet.
Thêm nữa, phần mềm CoDX còn được thiết kế theo mô hình “Điện toán đám mây”, để tạo một văn phòng ảo, kết nối các văn phòng và tạo một kênh truyền thông nội bộ giúp cho công tác quản lý và điều hành đơn vị tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả điều hành công việc.
Có thể bạn quan tâm:
- Doanh Nghiệp Nhỏ Và Vừa Có Cần “Chuyển Đổi Số Trong Văn Hóa Doanh Nghiệp”?
- Phương Pháp Gắn Kết Nhân Viên Từ Xa
- Văn Hóa Doanh Nghiệp Mới: Khen Theo Hành Vi – Thưởng Theo Nhu Cầu
- Các Loại Phúc Lợi Cho Nhân Viên
- Bốn Mô Hình Kinh Doanh Gắn Với Chuyển Đổi Số
