VÌ SAO DOANH NGHIỆP NÊN QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN SỰ

 

Việc lưu trữ hồ sơ nhân sự là nhiệm vụ quan trọng của bộ phận hành chính nhân sự của doanh nghiệp. Do đó phải luôn có cách quản lý hồ sơ nhân sự  một cách khoa học, logic để quản lý một cách thuận tiện dễ dàng.

1. Vì sao doanh nghiệp nên quản lý hồ sơ nhân sự

Đây là 1 trong những điều bắt buộc theo quy định của pháp luật Việt Nam. Doanh nghiệp cần phải tuân thủ  những quy định về việc quản lý lưu trữ hồ sơ nhân sự này. Nên người làm công tác nhân sự cần có trách nhiệm ghi nhận và quản lý hồ sơ nhân sự.

Việc quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả sẽ giúp quản trị nguồn lực tại doanh nghiệp được tốt hơn.

Là cơ sở để giải quyết những tranh chấp nếu có giữa người lao động và người sử dụng lao động.

2. Quy định về việc quản lý hồ sơ như thế nào?

Xem thêm: Nghệ Thuật Gia Tăng Trải Nghiệm Nhân Viên Trong Cuộc Đua Giữ Chân Nhân Tài

Hồ sơ nhân sự được hiểu là những lưu trữ về cá nhân về người lao động tại doanh nghiệp như: hợp đồng lao động, sơ yếu lý lịch, tiền lương, bảo hiểm, khen thưởng kỷ luật…đây là những thông tin quản lý của một nhân sự tại doanh nghiệp.

Tuy nhiên việc lưu trữ quản lý hồ sơ nhân sự cần phải thực hiện thêm theo những nguyên tắc sau:

Nguyên tắc khi lưu trữ hồ sơ nhân sự:

Hồ sơ nhân sự mà doanh nghiệp lưu trữ nhằm mục đích cho những đợt thanh tra, kiểm tra các hoạt động của doanh nghiệp. Do đó nó sẽ được gắn liền với việc tính lương, để trình lên cơ quan thuế cũng nhưng những cơ uan có thẩm quyền để kiểm tra.

Hồ sơ nhân sự ở mỗi đơn vị doanh nghiệp khác nhau, còn tùy vào quy mô cùng như với những tính chất doanh nghiệp mà hồ sơ được chia thành nhiều với những loại hồ sơ khác. Chẳng hạn như: loại trả lương, loại quy chế khen thưởng, hợp đồng lao động…Do đó, mỗi doanh nghiệp sẽ có những sự khác nhau trong việc lưu trữ về hồ sơ nhân sự.

Hồ sơ của 1 nhân sự sẽ được lưu trữ và theo dõi trong suốt một quá trình mà từ những ngày đầu vào công ty đến khi kết thúc làm việc tại doanh nghiệp. Hồ sơ nhân sự này sẽ được gắn liền với những quy trình hoạt động của doanh nghiệp.

Những thông tin cần có việc lưu trữ, quản lý hồ sơ nhân sự 

- Sơ yếu lý lịch, và các thông tin cá nhân của nhân viên.

- Những thông tin có liên quan đến những các quá trình làm việc tại công ty của nhân viên như: ngày chính thức vào làm nhận việc, ngày được thăng chức, chức vụ và  với công việc hiện tại.

 - Hợp đồng lao động và với những chế độ mà nhân viên hưởng đối với từng vị trí  tại doanh nghiệp như :nhân viên nhân sự, nhân viên chính thức, nhân viên thử việc, leader, trưởng phòng...

 - Quản lý và theo dõi những thông tin có liên quan đến quá trình nghỉ phép, chế độ ốm đau bệnh tật của nhân viên….

 - Những thông tin, quy định về những kỷ luật, khen thưởng, tuyên dương…

- Thông tin có liên quan đến thời hạn lao động, chấm dứt hợp đồng lao động giữa những chủ lao động và với những người lao động.

Bài viết tham khảo:

Mẫu Phiếu Lương Nhân Viên Mới Nhất

Bộ File Excel Mẫu Hồ Sơ Nhân Sự Nên Tham Khảo

Mẫu Kế Hoạch Quản Lý Nhân Sự Bằng Excel Miễn Phí

Xây dựng quy tắc đánh giá khen thưởng và kỷ luật

Ứng Dụng Excel Quản Lý Hồ Sơ Doanh Nghiệp

Work From Home Là Gì Và Những Điều Cần Biết

Trải Nghiệm Nhân Viên Là Gì Trong Quản Trị Nguồn Lực

Thiết Kế Trải Nghiệm Nhân Viên Cho Doanh Nghiệp Thời 4.0

Vì Sao Cần Xây Dựng Ví Điện Tử Cho Nhân Viên?

Các Giai Đoạn Trong Hành Trình Trải Nghiệm Nhân Viên Trong Doanh Nghiệp

QUY CHẾ LAO ĐỘNG TRONG DOANH NGHIỆP LÀ GÌ

Quy chế lao động là những quy định về kỷ luật lao động mà người lao động (NLĐ) cần thực hiện khi làm việc tại 1 đơn vị tổ chức hay doanh nghiệp. Việc ban hành các quy chế lao động tại trong tập thể là đều vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, ban hành một quy chế lao động cần những nội dung hay thông tin gì. Cùng tham khảo bài viết sau để biết rõ hơn thông tin về quy chế lao động nhé.

1. Quy chế lao động là gì?

Quy chế lao động là những văn bản quy định các quy tắc xử sự mà người lao động cần phải tuân thủ khi tham gia quan hệ lao động. Do người sử dụng lao động ban hành gồm các quy định về những hành vi kỷ luật lao động và cách thức xử lý. Là văn bản mang tính thuyết phục gồm các điều khoản, quyền lợi của cả người lao động và người sử dụng lao động.

Ngoài ra, Quy chế lao động còn là những quy định về mọi hoạt động quản lý của công ty từ chế độ tuyển dụng, chế độ tài chính, chế độ làm việc của ban quản lý điều hành của công ty, quy chế đào tạo đến việc thi đua khen thưởng là thể hiện sự dân chủ, công bằng văn minh.

2. Khi nào thì cần đến Quy chế lao động

Xem thêm:   Mẫu Nội Quy Văn Phòng Mới Nhất 2021

Theo quy định mới của Bộ luật lao động năm 2019 nếu người sử dụng lao động có từ 10 người lao động trở lên thì phải ban hành nội quy, quy chế lao động. Và nội dung của nội quy lao động không được trái với quy định về pháp luật. Sẽ bao gồm các nội dung  quy định cụ thể như sau:

a) Quy định về thời giờ làm việc và thời giờ nghỉ ngơi;

b) Quy định về trật tự tại nơi làm việc;

c) Quy định về An toàn, vệ sinh lao động;

d) Quy định về phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc. Các trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc;

đ) Bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động;

e) Các trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động;

g) Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động;

h) Trách nhiệm vật chất;

i) Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động.

Ngoài ra có thêm một số điều lưu ý đối với người sử dụng lao động là khi ban hành nội quy lao động sửa đổi, bổ sung quy chế laio động. Người sử dụng lao động nên tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện của người lao động tại sơ sở lao động.  Do người lao động là đối tượng trực tiếp chịu tác động của quy chế lao động do đó người sử dụng lao động phải thông báo đến họ những nội dung đó.

Quy chế lao động rất cần thiết cho người sử dụng lao động nhưng lại hữu ích cho người lao động. Khi biết rõ nhiệm vụ quyền hạn, lợi ích và chức năng người lao động sẽ bảo vệ được quyền lợi của mình trước người sử dụng lao động. ở một góc độ nào đó cũng hạn chế được việc lạm quyền của người sử dụng lao động đối với người lao động.

Bài viết tham khảo

• Quy Trình Quản Lý Tài Liệu Và Hồ Sơ Trong Doanh Nghiệp
• Cơ Sở Dữ Liệu Quản Lý Nhân Sự
• Top 05 Phần Mềm Quản Lý Công Việc Cá Nhân 2021
• 04 Bước Để Quản Lý Hồ Sơ Nhân Viên Hiệu Quả
• Các Phòng Ban Trong Công Ty & Chức Năng Nhiệm Vụ Của Chúng
• Vì Sao Cần Xây Dựng Ví Điện Tử Cho Nhân Viên?
• Work From Home Là Gì Và Những Điều Cần Biết
• Trải Nghiệm Nhân Viên Là Gì Trong Quản Trị Nguồn Lực
• Thiết Kế Trải Nghiệm Nhân Viên Cho Doanh Nghiệp Thời 4.0
• Các Phần Mềm ERP Miễn Phí Tốt Nhất Hiện Nay
• Các Giai Đoạn Trong Hành Trình Trải Nghiệm Nhân Viên Trong Doanh Nghiệp
• Mạng Xã Hội Doanh Nghiệp Xu Hướng Truyền Thông Thời 4.0
• Các Loại Lương Cảm Xúc Trong Quản Trị Nguồn Lực
• Vòng Đời Nhân Viên Dưới Tác Động Của Công Nghệ
• Quy Trình Chấm Công Tính Lương Trong Doanh Nghiệp
• Tìm Hiểu Hoạch Định Nguồn Nhân Lực Là Gì?

Vì Sao Nên Xây Dựng Quy Tắc Ứng Xử Trong Doanh Nghiệp

Việc xây dựng quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp là điều cần thiết. Đây được xem là nền tảnh quan trọng trọng việc giúp cho doanh nghiệp phát triển lâu dài và ổn định. Với các quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp sẽ giúp đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và nguyên tắc hơn. Xây dựng một môi trường doanh nghiệp chuyên nghiệp và hiệu quả.

Vậy quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp là gì? Vì sao nên xây dựng quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp. Câu trả lời sẽ được giải đáp thông qua bài viết sau.

1.Khái niệm quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp

Đa số các doanh nghiệp hiện nay đều có cho mình một bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp. Bộ quy tắc này không phải là một văn bản pháp luật mà nó là một văn bản tập hợp đầy đủ các quy tắc, nguyên tắc, quy định mà doanh nghiệp muốn xây dựng cho tập thể nhân viên. Giúp định hướng cho các quyết định, quy trình và các hệ thống của doanh nghiệp. Đồng thời, nó đóng vai trò như một nền tảng ảnh hưởng đến các hoạt động thành công của công ty.

2.Vì sao nên xây dựng quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp

Bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp này hình thành nên các quy chuẩn đạo đức và các giá trị văn hóa. Được dựa trên các văn bản pháp lý và có chế tài thưởng, phạt rõ ràng cho toàn bộ nhân viên. Từ đó  làm rõ sứ mệnh, giá trị cốt lõi và nguyên tắc hoạt động chung của doanh nghiệp. Cũng như, phương thức quản lý, những định hướng tốt nhất cho con người.

Để thực hiện được việc kiến tạo, duy trì và quản trị văn hóadoanh nghiệp hiệu quả. Doanh nghiệp cần có một bộ quy tắc ứng xử chuẩn, chính vì thế mà quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng giúp:

-Doanh nghiệp định hướng văn hóa nội bộ

Quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp giúp doanh nghiệp định hướng văn hóa nội bộ, hỗ trợ công việc được tốt nhất. Giúp nhân viên nhanh chóng hòa nhập với môi trường công ty, nắm được các giá trị cốt lõi của công ty. Định hướng lối sống với phong cách cư xử đúng đắn giữa nhân viên với nhau trong tập thể.

-Xây dựng tính đảm bảo kỷ luật

Đảm bảo mọi nhân viên sẽ nghiêm túc chấp hành theo đúng quy định của bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp. Nếu không tuân thủ đúng cần làm rõ và có phương án kỷ luật, chế tài cho phù hợp, tránh ảnh hưởng đến tổ chức, cũng như giúp cho nhân viên và công ty không vi phạm pháp luật.

-Xây dựng Thương hiệu

Xem thêm: Mạng Xã Hội Doanh Nghiệp Xu Hướng Truyền Thông Thời 4.0

Bộ quy tắc ứng xử đóng vai trò như hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp. Là sự cam kết của doanh nghiệp về các tiêu chuẩn xã hội, thực hiện các hành vi đúng đạo đức. Xây dựng một tổ chức đáng tin cậy và danh tiếng trên thị trường.

-Gia tăng sự gắn kết nhân viên

Bộ quy tắc ứng xử là yếu tố gắn kết nhân viên và các bộ phận trong công ty lại với nhau. Khi có những mâu thuẫn, khúc mắc, xung đột trong nội bộ. Thì bộ quy tắc ứng xử sẽ là giải pháp giúp mọi người giải quyết vấn đề và hòa giải hợp lý. Đây còn là là điều kiện để giúp doanh nghiệp thúc đẩy lòng trung thành của nhân viên, giữ chân nhân tài ở lại với doanh nghiệp.

-Giữ chân khách hàng

Áp dụng bộ quy tắc ứng xử tốt sẽ giúp nhân viên chuyên nghiệp hơn. Từ đó, khách hàng có cái nhìn và ấn tượng tốt hơn cũng như đánh giá cao về một tổ chức chuyên nghiệp. Điều này có vai trò quan trọng giúp thu hút và giữ chân khách hàng ở lại với doanh nghiệp.

Bài viết tham khảo:

• Work From Home Là Gì Và Những Điều Cần Biết
• Thiết Kế Trải Nghiệm Nhân Viên Cho Doanh Nghiệp Thời 4.0
• Trải Nghiệm Nhân Viên Là Gì Trong Quản Trị Nguồn Lực
• Các Phần Mềm ERP Miễn Phí Tốt Nhất Hiện Nay
• Quy Trình Quản Lý Tài Liệu Và Hồ Sơ Trong Doanh Nghiệp
• Các Hình Thức Khen Thưởng Nhân Viên Trong Doanh Nghiệp
• Tìm Hiểu Workplace Doanh Nghiệp Là Gì?
• 07 Lợi Ích Khi Triển Khai Ví Điện Tử Nhân Viên
• Khảo Sát Mức Độ Hài Lòng Của Nhân Viên
• Các Loại Lương Cảm Xúc Trong Quản Trị Nguồn Lực

TÍNH NĂNG CƠ BẢN CỦA CÁC PHẦN MỀM ERP HIỆN NAY TRÊN THỊ TRƯỜNG

 

Trong xu thế chuyển đổi số việc sử dụng phần mềm trong công tác quản trị đang được các  doanh nghiệp quan tâm. Trong đó phần mềm ERP sẽ là lựa chọn hữu ích cho doanh nghiệp. Các phần mềm ERP hiện nay đang có trên thị trường khá nhiều, vậy làm thế nào để lựa chọn phần mềm phù hợp với doanh nghiệp.

1. Tìm hiểu về khái niệm phần mềm ERP là gì?

ERP là từ viết tắt của Enterprise Resource Planning có nghĩa là phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, sử dụng các hệ thống ứng dụng nhằm quản lý nguồn lực, tối ưu thời gian làm việc cho doanh nghiệp. 

Phần mềm ERP mang đến nhiều ưu điểm và lợi ích nổi trội cho các doanh nghiệp Việt. Giúp nâng cao năng lực và khả năng cạnh tranh giữa các doanh nghiệp với nhau.

2. Doanh nghiệp Việt nên triển khai phần mềm ERP khi nào?

Xem thêm: Tìm Hiểu Thực Trạng Các Phần Mềm ERP ở Việt Nam

Phần mềm ERP tuy mang lại nhiều lợi ích tuy nhiên thực tế không phải doanh nghiệp nào cũng cần sử dụng phần mềm. Vậy doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm ERP khi nào?

-Khi doanh nghiệp tăng trưởng và mở rộng quy mô, có thêm chi nhánh hay nhiều hệ thống. Việc quản trị theo hình thức truyền thống không còn phù hợp. Gây khó khăn trong việc quản lý từ nhân sự, kế toán đến bán hàng…vv. Phần mềm ERP sẽ là 1 giải pháp giúp bạn tháo gỡ vấn đề trên.

-Doanh nghiệp bạn đó có các phần mềm trong quản lý bán hàng, quản lý khách hàng, kế toán tài chính nhưng rời rạc không đồng bộ. Việc kết nối nhiều phần mềm khác nhau, thiếu tính hệ thống và tập trung hóa. Gây tốn chi phí và thời gian để đồng bộ dữ liệu, nâng cấp hoặc chi phí đào tạo nhiều phần mềm cho 1 nhân sự,…

-Tái cơ cấu lại cấu trúc công ty vì bộ máy vận hành hiện tại khá cồng kềnh.

-Hay doanh nghiệp bạn muốn bắt đầu số hóa các quy trình cho doanh nghiệp trong giai đoạn chuyển đổi số hiện nay.

3. Tính năng cơ bản của các phần mềm ERP hiện nay trên thị trường như

Xem thêm: Sự Khác Biệt Giữa Chuyển Đổi Số Và Số Hóa

Hầu hết các tính năng cơ bản của các phần mềm ERP hiện nay sẽ gồm:

-Tính năng tự động hóa: việc tự đóng hóa trong xử lý tính lương, xử lý đơn hàng, lập hóa đơn, báo cáo… sẽ giúp doanh nghiệp giảm thời gian và nhân công, cũng như hạn chế được sai sót xảy ra.

-Tính năng phân tích dữ liệu và cung cấp các báo cáo: dựa trên các dữ liệu về hoạt động bán hàng, kinh doanh, nhân sự,…mà doanh nghiệp có thể nắm rõ tình hình, hoạt động doanh nghiệp để có sự điều chỉnh phù hợp. Bên cạnh đó phần mềm ERP cũng sẽ hỗ trợ trích xuất các báo cáo dạng biểu đồ, đồ thị, dash board dựa trên các dữ liệu đã phân tích, giúp nhà quản trị có cái nhìn và đánh giá tổng quan hơn.

Ví dụ cụ thể để bạn dễ hình dung hơn về mô hình phần mềm ERP:

-Tính năng Kế tóan: sẽ theo dõi, lưu trữ và phân tích các dữ liệu tài chính như khoản chi, khoản thu, ngân sách… cũng như quản lý thuế, tài sản cố định,…

-Tính năng quản lý tài chính: theo dõi và đọc báo cáo tài chính từ tất cả các bộ phận giúp nhà quản trị đưa ra các quyết định nguồn tài trợ, quản lý tiền mặt và kiểm soát tài chính cho các dự án. Cũng như, lập kế hoạch, tổ chức, hoạch định việc sử dụng các nguồn vốn có lợi nhất cho doanh nghiệp của mình. Ngoài ra hệ thống còn đáp ứng việc theo dõi, phân tích và báo cáo các dữ liệu kinh doanh được xem là là công cụ đắc lực trong hoạt động quản lý tài chính.

-Tính năng quản lý quan hệ khách hàng CRM: quản lý các dữ liệu thông tin khách hàng đầy đủ như các tính năng của phần mềm CRM.

-Tính năng quản lý bán hàng và tiếp thị: cung cấp thông tin về toàn bộ quy trình bán hàng, tạo báo giá, quản lý đơn đặt hàng, hỗ trợ hoạt động tiếp thị cho đến theo dõi các chi tiết tỷ suất và lợi nhuận.

-Tính năng quản lý nguồn nhân lực: quản lý từ hoạt động tuyển dụng đến lương thưởng và chấm công. Còn các chức năng phức tạp hơn như khấu trừ thuế và phúc lợi sẽ được tự động hóa kết nối với phần mềm nhân sự. Giúp nhà quản trị tiết kiệm thời gian và chi phí, giảm thiểu sai sót.

-Tính năng quản lý chuỗi cung ứng: theo dõi từ khâu đầu vào đến hàng tồn kho, quy trình sản xuất và phân phối, cung cấp chuỗi cung ứng hoàn toàn tự động và tích hợp cho doanh nghiệp.

Một gợi ý cho doanh nghiệp là Phần mềm Lạc Việt SureERP

Xem thêm: Workflow Là Gì? Các Bước Xây Dựng Một Workflow Hoàn Chỉnh

Nằm trong top các phần mềm ERP hiện nay được đánh giá cao trên thị trường, với hơn 20 năm kinh nghiệm. Triển khai hơn 300 khách hàng từ nhiều lĩnh vực. Lạc Việt SureERP đem đến các tính năng mạnh mẽ và chuyên sâu, phục vụ tối đa nhu cầu của nhiều doanh nghiệp. Bên cạnh đó, Lạc Việt SureERP phù hợp với các quy định chuẩn mực về thuế và kế toán của Việt Nam thuận lợi cho việc quản lý.

Phần mềm Lạc Việt SureERP là một hệ thống tích hợp, dữ liệu được thừa kế và xử lý xuyên suốt các quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Đảm bảo thông tin đầu ra luôn chính xác, kịp thời, tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả công việc.

Lạc Việt SureERP với công nghệ hiện đại, mạnh mẽ và linh hoạt. Được phát triển dựa trên các thuật toán đám mây xử lý dữ liệu lớn và chạy trên nhiều loại cơ sở dữ liệu khác nhau như: SQL, DB2, my SQL … Cho phép đa dạng thay đổi, mở rộng và phát triển trong tương lai. Cũng như dễ dàng kết nối với các ứng dụng sẵn có của doanh nghiệp.

Điểm lại các ưu điểm của Lạc Việt SureERP như sau:

• Giúp xây dựng cơ sở dữ liệu đầy đủ, nhất quán, dễ cập nhật , dễ sử dụng.
• Tính năng co giãn theo quy mô của từng doanh nghiệp.
• Dễ dàng tùy chỉnh dashboard, thanh menu, biểu mẫu phù hợp với doanh nghiệp.
• Cho phép người dùng lưu trữ và chia sẻ thông nhưng vẫn đảm bảo an toàn thông tin.
• Cho phép kiểm soát quyền truy cập dữ liệu nhất định theo các vai trò cấp quyền.

Để biết thêm thông tin chi tiết và trải nghiệm các tính năng dùng thử tại đây

Bài viết tham khảo:

• Mạng Xã Hội Doanh Nghiệp Xu Hướng Truyền Thông Thời 4.0
• Quy Trình Quản Lý Tài Sản Doanh Nghiệp
• Truyền Thông Nội Bộ Là Gì? Vai Trò Trong Doanh Nghiệp
• Tìm Hiểu Về Đánh Giá 360 Độ Trong Doanh Nghiệp
• Tìm Hiểu Hoạch Định Nguồn Nhân Lực Là Gì?
• Quy trình số hóa tài liệu trong doanh nghiệp
• Top 05 Phần Mềm Quản Lý Công Việc Cá Nhân 2021
• Tìm Hiểu Về Database Quản Lý Nhân Sự
• 04 Bước Để Quản Lý Hồ Sơ Nhân Viên Hiệu Quả
• Tìm Hiểu Workplace Doanh Nghiệp Là Gì?