CÁC BƯỚC ĐỂ VẼ SƠ ĐỒ QUY TRÌNH LÀM VIỆC

 

Việc doanh nghiệp bạn hoạt động có hiệu quả và trơn tru hay không còn tùy vào quy trình làm việc của doanh nghiệp bạn có nhất quán và nguyên tắc hay không. Sẽ là một thiếu sót nếu doanh nghiệp không xây dựng cho mình sơ đồ quy trình làm việc chuẩn hóa các nghiệp vụ trong quản lý công việc hay dự án.
1. Cách vẽ sơ đồ quy trình làm việc khoa học

Việc làm chủ các kế hoạch công việc của mình sẽ rất đơn giản đối với doanh nghiệp và nhà quản lý thông qua các cách vẽ sơ đồ quy trình làm việc đơn giản sau đây.

Bước 1: Chọn quy trình 

Khi thực hiện vào việc gì bạn cần xác định quá trình theo dõi, giám sát và triển khai quy trình làm việc. Ở bước này  các nhà quản lý cần lựa chọn cho đúng sơ đồ quy trình làm việc với nhu cầu, mục đích của doanh nghiệp. Cũng như cân nhắc các đối tượng người dùng  trong sơ đồ này, để cân nhắc xem xét sơ đồ công việc mô tả quy trình làm việc hiện tại hay một mô hình làm việc được thiết kế cho tương lai phù hợp nhất.

Bước 2: Xác định điểm bắt đầu và điểm kết thúc

Các nhà quả lý cần xác định điểm bắt đầu và kết thúc của sơ đồ quy trình làm việc. Đảm bảo sơ đồ thể hiện được mục tiêu ban đầu và kết quả cuối cùng được cụ thể, rõ ràng. 

Xem thêm: Workflow Là Gì? Các Bước Xây Dựng Một Workflow Hoàn Chỉnh

Bước 3: Thu thập thông tin 

Việc thu thập các thông tin nhân sự hoặc các bộ phận phòng ban khác nhau trong doanh nghiệp nhằm đảm bảo sơ đồ phù hợp với năng lực nhân viên và thực trạng của doanh nghiệp. Vạch ra các nhiệm vụ có liên quan tại từng bước trên lưu đồ, nhằm phân chia công việc cụ thể cho từng công việc và nhân sự. Và nhà quản lý chỉ cần ghi lại mốc thời gian của quy trình hay những lưu ý để tăng hiệu quả công việc. 

Bước 4: Bỏ qua các loại nhiệm vụ không cần thiết

Thông qua cách vẽ sơ đồ quy trình làm việc nhà quản lý có thể điều chỉnh các công đoạn hay những quy trình kém hiệu quả. Bằng việc kiểm tra và sắp xếp các nhiệm vụ hợp lý cho từng nhân viên, từng bộ phận. Nhà quản lý có thể cân nhắc các mục tiêu tổng quan đối với các nhiệm vụ không liên quan có thể đưa vào các mục nhiệm vụ không cần thiết, không qua trọng hay không khẩn cấp.

Bước 5: Thiết kế sơ đồ quy trình công việc

Ở bước này sau tất cả các thông tin được phân tích thì các nhiệm vụ và công việc sẽ được triển khai ở dạng sơ đồ. Doanh nghiệp có thể nhờ đến sự hỗ trợ của các công cụ, phần mềm hoặc thực hiện các thao tác  truyền miệng hay vẽ trên giấy. Dù sử dụng hình thức nào đi chăng nữa thì điều quan trọng nhất vẫn là thể hiện được quy trình làm việc một cách dễ hiểu, dễ truyền đạt và dễ chia sẻ.

Bước 6: Số hóa quy trình làm việc

Thay vì thực hiện các công việc thông qua văn bản, giấy, qua truyền miệng haowjc qua các công cụ hôc trợ như Excel thì nay các doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm trực quan  giúp số hóa quy trình làm việc.

Bước 7: Ứng dụng vào hệ thống và Phân tích kết quả

Ở bước cuối cùng này việc đánh giá và phân tích kết quả mang đến cho doanh nghiệp  nhwuxng đánh giá về hiệu suất và chất lượng kết quả làm việc nhân viên. Từ đó doanh nghiệp có thể tìm ra các điểm mạnh điểm yếu  của quy trình làm việc nhà mình mà có kế hoạch điều chỉnh cho phù hợp.

2. Sơ đồ quy trình làm việc nên tham khảo

Sơ đồ quy trình làm việc trong việc xây dựng chiến lược kinh doanh

Xem thêm: Quy trình số hóa tài liệu trong doanh nghiệp

Diễn giải sơ đồ

Sẽ có 3 bước chính trong việc xây dựng sơ đồ quy trình làm việc này là:

Bước 1: Tìm kiếm cơ hội và dự báo thị trường kinh doanh

Trước khi làm việc gì cũng nên tìm hiểu về nhu cầu thị trường từ đó đưa ra các phương pháp tiếp cận, phân tích và đi sâu hơn vào tìm hiểu nhu cầu đó.

Nghiên cứu thị trường sẽ giúp  doanh nghiệp nắm bắt chi tiết hơn về nhu cầu thị trường từ: biến động gì, loại hàng hóa nào đáp ứng nhu cầu thị trường. Cho đến phương thức dịch vụ sau khi đáp ứng nhu cầu thị trường đó ra sao,… .Từ đó, giúp doanh nghiệp có những định hướng chiến lược kinh doanh đáp ứng nhu cầu cần thiết của thị trường. 

Đối với hoạt động tìm kiếm cơ hội kinh doanh nên:

• Thống kê lại các cơ hội kinh doanh kết hợp với việc phân tích thị trường. Hay những học hỏi kinh nghiệm rút ra từ các doanh nghiệp khác
• Phân loại và sắp xếp cơ hội kinh doanh thành các nhóm để đánh giá khả năng thực hiện những cơ hội đó.
• Tìm ra đặc trưng cho mỗi nhóm cơ hội rồi lựa chọn nhóm nào phù hợp với khả năng của doanh nghiệp hướng tới việc hoạch định chiến lược kinh doanh.

Bước 2: Hoạch định chiến lược kinh doanh

• Tăng thế mạnh cho doanh nghiệp, giành lợi thế cạnh tranh cho mình trên thị trường
• Xây dựng những vùng an toàn kinh doanh, hạn chế rủi ro
• Xác định phạm vi và mục tiêu kinh doanh then chốt
• Luôn dự phòng và thiết lập sẵn  những tình huống xấu nhất xảy ra.

Bước 3: Lựa chọn và quyết định chiến lược kinh doanh

Nhận biết một cách chính xác các chiến lược hiện tại của doanh nghiệp. Căn cứ vào đó lựa chọn những chiến lược kinh doanh trong tương lai hiệu quả.

Đánh giá, rà soát lại các kết quả việc phân tích chiến lược.

Xem xét các tác nhân, yếu tố chính ảnh hưởng tới tài chính doanh nghiệp, mục tiêu sức mạnh và ngành nghề doanh nghiệp…..

Đánh giá các yếu tố về trình độ, năng lực của doang nhiệp một cách kỹ lưỡng.  Tránh để doanh nghiệp bị phụ thuộc vào các nguồn lực bên ngoài.

Kết luận

Mỗi doanh nghiệp nên cần đầu tư và xây dựng cho mình các sơ đồ quy trình làm việc trong việc xây dựng chiến lược kinh doanh để mang lại những kết quả mong đợi cho doanh nghiệp mình nhé.

Bài viết tham khảo:

• Khảo Sát Mức Độ Hài Lòng Của Nhân Viên
• Phần Mềm Quản Lý Hợp Đồng Miễn Phí Phổ Biến Nhất
• Cơ Sở Dữ Liệu Quản Lý Nhân Sự
• Quy trình số hóa tài liệu trong doanh nghiệp
• Quy Trình Quản Lý Tài Sản Doanh Nghiệp
• Mẫu Nội Quy Văn Phòng Mới Nhất 2021

CÁC BƯỚC MẪU XÂY DỰNG QUY TRÌNH LÀM VIỆC CHO DOANH NGHIỆP NÊN THAM KHẢO

 

Hiện nay đối với các doanh nghiệp việc xây dựng quy trình làm việc có thể tốn thời gian và gay nhiều hó khăn. Tuy nhiên đây là việc mà hầu hết các doanh nghiệp bắt buộc phải thược hiện nếu muốn tổ chức, đơn vị mình hoạt động trơn tru và hiệu quả. Vậy làm thế nào để có 1 quy trình làm việc hiệu quả. Bài viết sau chúng tôi sẽ giới thiệu đến các bạn các bước mẫu xây dựng quy trình làm việc hiệu quả.

Khái niệm Quy trình làm việc là gì?

Có thể nói đơn giản quy trình làm việc và những hướng dẫn, quy định, các bước thực hiện công việc theo những tiêu chuẩn, chuẩn mực đặt ra để đạt được mục đích của công việc.

Các bước mẫu xây dựng quy trình làm việc hiệu quả

1. Xác định nhu cầu

Trước khi bắt tay vào xây dựng quy trình làm việc  nhà quản trị doanh nghiệp cần xác định nhu cầu của nhiệm vụ này là gì. Nhu cầu có thể được xác định từ phía nhà quản trị hoặc từ nhân viên như:

• Việc thực hiện hoặc áp dụng các tiêu chuẩn mới
• Tài liệu để nhân viên thực hiện theo căn bản
• Việc nâng cấp hệ thống
• Hoạc những yêu cầu từ các cấp quản lý

2. Xác định mục đích

Sau khi xác định nhu cầu là gì thì việc tiếp theo là xác định múc đích. Việc xác định mục đích này giúp doanh  nghiệp xác định các bước công việc, phương phám kiểm soát, thời gian, tần suất công việc…

• Quy trình tuân thủ các mục tiêu/ chính sách của tổ chức
• Xác định bản chất của quy trình
• Các bước công việc, phương pháp kiểm soát, tần suất thời hạn mục đích của quy trình làm việc

3. Phạm vi quy trình làm việc

Cũng là 1 trong các bước mẫu xây dựng quy trình làm việc. Việc xác định phạm vi quy trình làm việc sẽ giúp:

• Doanh nghiệp khoanh vùng được đối tượng cần thực hiện và tuân thủ theo các quy trình đã đề ra
• Điều chỉnh có thể theo phạm vi  toàn bộ tổ chức , bộ phận phòng ban, hay cá nhân hoặc theo không gian thời gian….

4. Xác định các nội dung các bước công việc của quy trình làm việc

Xem thêm: Workflow Là Gì? Các Bước Xây Dựng Một Workflow Hoàn Chỉnh

Việc xây dựng được một quy trình làm việc hiệu quả thì bước này khá quan trọng. Việc xác định các bước công việc cần thực hiện sẽ giúp bạn làm tốt quy trình và biết được công việc cần làm của mình:

• Tùy thuộc vào tính chất công việc mà có thể xác định số bước của 1 quy trình
• Việc xây dựng quá nhiều bước sẽ làm cho quy trình rối  rắm và khó kiểm soát. Hoặc quá ít bước sẽ làm cho quy trình rời rạc không đủ để kiểm soát.
• Một quy trình có thể có từ 5-20 bước tuy nhiên thiết nghĩ từ 8-15 sẽ phù hợp nhất cho doanh nghiệp.

Các bước  để xây dựng một quy trình làm việc, cần dựa vào các yếu tố sau:

• Về đầu vào của quy trình sẽ gồm những yếu tố nào
• Đầu ra của quy trình sẽ cấu thành các yếu tố nào
• Sao đó kết hợp với các phương pháp 5W+1H và 5W để làm rõ thêm các vấn đề liên quan.

Cùng tìm hiểu công thức 5W-1H-5M để phân tích rõ hơn về quy trình làm việc hiệu quả:

• What: Nội dung là gì?
• Why: Mục tiêu, yêu cầu là gì?
• Who: ai là người thực hiện?
• When: thời gian thực hiện khi nào?
• Where: địa điểm, nơi thực hiện
• How: cách thức thực hiện như thế nào?

Còn đối với Phương pháp 5M để xác định nguồn lực:

• Man: Nguồn nhân lực
• Money: Tài chính
• Machine: Máy móc/ Công nghệ
• Material: Hệ thống cung ứng
• Method: Phương pháp làm việc

5. Kiểm soát quy trình làm việc

Xem thêm: Truyền Thông Nội Bộ Là Gì? Vai Trò Trong Doanh Nghiệp

Đây cũng là 1 trong những bước không hề kém cạnh các bước mẫu trong xây dựng quy trình làm việc. Vì việc xác định các điểm kiểm soát này là việc thực hiện chức năng kiểm tra của nhà quản trị:

• Xác định điểm kiểm soát chính là thực hiện chức năng kiểm tra của nhà quản trị
• Về nguyên tắc nếu bạn lập bao nhiêu bước công việc bạn sẽ có bấy nhiêu điểm kiểm soát. Tùy vào nguồn lực của mỗi tổ chức mà doanh nghiệp có thể tổ chức thiết lập các điểm kiểm soát trọng yếu thôi
• Và cũng nên sử dụng nguyên tắc Pareto 80/20 vào bước này

6. Người thực hiện công việc

Cần xác định các cá nhân/ phòng ban nào sẽ có trách nhiệm trong các bước công việc cần thực hiện:

• Trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm của nhân sự thực hiện công việc có đáp ứng hay không.
• Người thực hiện chính, người thực hiện phụ, người hỗ trợ cần xác định chặc chẽ trong các quy trình.

7. Tài liệu và hồ sơ

Để quy trình hoàn thiện hơn thì không thể thiếu tài liệu hướng dẫn, hay những tài liệu hướng dẫn việc tuân thủ….

Việc kèm theo những bản giải thích các định nghĩa, thuật ngữ trong quy trình. Hoặc các diễn giải các từ ngữ viết tắt để người đọc hiểu được là đều cần thực hiện. Nếu có các biểu mẫu kèm theo thì cần  có thêm các quy định rõ về các biểu mẫu, các thông tin theo nội dung theo mục nào.

8. Kiểm soát các bước công việc

Xem thêm: Tìm Hiểu Về Đánh Giá 360 Độ Trong Doanh Nghiệp

Việc xây dựng một quy trình làm việc cần xác định một số phương pháp để kiểm tra, kiểm soát. Nhằm đảm bảo đánh giá đúng mức độ tối ưu cũng như những cải tiến cho bộ máy vận hành một cách phù hợp.

Việc kiểm soát quá trình được xem như một tài liệu hệ thống hoặc chỉ là 1 công cụ hỗ trợ việc set up.

Đây có thể là một tài liệu riêng phục vụ cho việc diễn giải quá trình.

Việc kiểm tra xác định phương pháp kiểm tra bao gồm:

• Những bước cần kiểm tra
• Những trọng yếu cần kiểm tra
• Người thực hiện kiểm tra
• Tần suất thực hiện kiểm tra

Kết luận

Việc xây dựng cho mình những quy trình làm việc là còn tùy thuộc vào mục đích và đặc thù doanh nghiệp. Nhưng với nội dung gì thì xây dựng quy trình làm việc là đều cần thiết. Với những chia sẻ về các bước mẫu xây dựng quy trình làm việc hy vọng sẽ cung cấp các thông tin cho doanh nghiệp bạn.

Bài viết tham khảo:

• Các Loại Lương Cảm Xúc Trong Quản Trị Nguồn Lực
• Những Lý Do Vì Sao Nên Tặng Quà Cho Bản Thân
• Khảo Sát Mức Độ Hài Lòng Của Nhân Viên
• Các Phúc Lợi Cho Nhân Viên Doanh Nghiệp Nên Tham Khảo
• Các Phòng Ban Trong Công Ty & Chức Năng Nhiệm Vụ Của Chúng
• Vì Sao Cần Xây Dựng Quy Chế Khen Thưởng Nhân Viên?

 

LỢI ÍCH CỦA VIỆC QUẢN LÝ QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ DOANH NGHIỆP LÀ GÌ?

 

Quản lý quy trình nghiệp vụ doanh nghiệp lại rất quan trọng dù cho doanh nghiệp lớn hay nhỏ. Bài viết sau chúng ta sẽ đi sâu và tìm hiểu rõ hơn về quản lý quy trình nghiệp vụ doanh nghiệp là gì nhé.

1. Quản lý quy trình nghiệp vụ là gì?

Đây là tất cả quá trình diễn ra các công việc trong 1 tổ chức doanh nghiệp. Gồm các bước từ đầu đến cuối trong quy trình kinh doanh. Từ xác định các chuỗi hoạt động hoặc các bước cần thực hiện nhằm đáp ứng từ mục tiêu nhỏ đến mục tiêu chung của công ty. Từ quy trình nghiệp vụ chúng ta thấy được tất cả các thành phần chính của quá trình kinh doanh.

2. Mục đích chính của quản lý quy trình nghiệp vụ là gì?

Nắm bắt được quy luật dòng chảy của một doanh nghiệp là rất quan trọng đối với các tổ chức. Góp phần giúp nhà quản trị doanh nghiệp và nhân viên hiểu biết được quy trình kinh doanh độc đáo của công ty để điều hành và làm việc. Hiểu được các yêu cầu kinh doanh, giúp công ty định hướng và xác định các lĩnh vực cần cải tiến.

3. Các bước quản lý quy trình nghiệp vụ doanh nghiệp

Sơ đồ phác thảo quy quản lý quy trình nghiệp vụ doanh nghiệp như sau:

Xem thêm: Chuyển đổi số trong công tác quản trị nguồn nhân lực

Bước 1 : Thiết kế: bao gồm việc thu thập dữ liệu và quy trình làm việc để xử lý nó. Xây dựng biểu mẫu và xác định từng nhiệm vụ từng đối tượng trong quy trình làm việc.

Bước 2 : Mô hình: Trình bày bố cục trực quan. Sửa các chi tiết đưa ra ý tưởng rõ ràng về chuỗi sự kiện và luồng dữ liệu trong suốt quy trình.

Bước 3 : Thực hiện: thử nghiệm nó trực tiếp với một nhóm nhỏ trước và sau đó mở rộng ra đến tất cả các đối tượng.

Bước 4 : Theo dõi: theo dõi quá trình chạy thử nghiệm. Xác định tiến độ, đo lường hiệu quả và xác định vị trí tắc nghẽn.

Bước 5 : Tối ưu hóa để xem xét các bước cải tiến quy trình kinh doanh.

4. Lợi ích của việc quản lý quy trình nghiệp vụ doanh nghiệp là gì?

Xem thêm: Bộ File Excel Mẫu Hồ Sơ Nhân Sự Nên Tham Khảo

Một vài lợi ích của việc quản lý quy trình nghiệp vụ doanh nghiệp trong kinh doanh như sau:

Giúp năng suất tăng cao hơn: nắm rõ quy trình và mục tiêu sẽ giúp nhân viên định hướng rõ những việc cần làm. Từ đó hệ thống công việc được rõ ràng không bị rối rắm và lãng phí thời gian, đạt được năng suất làm việc tốt hơn.

Tính linh hoạt: giúp doanh nghiệp tồn tại và phát triển lâu dài thì tính linh hoạt là vô cùng cần thiết. Trong kinh doanh đòi hỏi bạn phải thay đổi để thích nghi, cũng như nắm bắt sự linh hoạt là điều thiết yếu.

Giải trình trách nhiệm rõ ràng: Việc phân chia trách nhiệm rõ ràng giúp việc giải trình trách nhiệm minh bạch hơn.

Sức ảnh hưởng rộng hơn: quy trình nghiệp vụ tỉ mỉ giúp triển khai công việc nhanh chóng hơn. Dễ dàng đưa ra quyết định hơn cũng như cung cấp dịch vụ tốt hơn cho khách hàng. Cho thấy quản lý quy trình nghiệp vụ có sức ảnh hưởng lớn đến mức độ nỗ lực làm việc của nhân viên.

Bài viết tham khảo:

• Quy trình số hóa tài liệu trong doanh nghiệp
• Các Phúc Lợi Cho Nhân Viên Doanh Nghiệp Nên Tham Khảo
• Tổng Hợp Các Cách Quản Lý Công Việc Hiệu Quả
• Quy Trình Chấm Công Tính Lương Trong Doanh Nghiệp
• Tìm Hiểu Hoạch Định Nguồn Nhân Lực Là Gì?
• Khen Thưởng Nhân Viên Như Thế Nào Để Hiệu Quả
• Mẫu Kế Hoạch Quản Lý Nhân Sự Bằng Excel Miễn Phí
• Ứng Dụng Excel Quản Lý Hồ Sơ Doanh Nghiệp
• Mẫu Phiếu Lương Nhân Viên Mới Nhất

 

MÔ HÌNH SAAS LÀ GÌ?

 

Trong xu thế chuyển đổi số hiện nay thì có lẽ SaaS và điện toán đám mây không còn là việc xa lạ trong thế giới công nghệ. Tuy nhiên tại Việt Nam vẫn còn khá nhiều doanh nghiệp vẫn chưa quen với các thuật ngữ này. Cùng chúng tôi thông qua bài viết sau để hiểu hơn về mô hình SaaS là gì, cũng như các vấn đề xoay quanh mô hình SaaS nhé.

Khái niệm mô hình SaaS là gì?

Thuật ngữ Saas là từ viết tắt của cụm từ Software-as-a-Service cơ bản là một dạng điện toán đám mây phổ biến nhất hiện nay. Nói một cách đơn giản nó được định nghĩa là mô hình phân phối dịch vụ cung ứng phần mềm. Theo đó các nhà cung cấp họ sẽ không bán phần mềm như trước đây mà họ sẽ tập trung vào bán các dịch vụ trên phần mềm đó. Có nghĩa là phần mềm chạy trên nền tảng web, người dùng có thể sử dụng từ xa thông qua việc kết nối mạng internet sau khi trả một khoản phí đã đăng ký định kỳ theo tháng, quý hoặc năm.

Đây sẽ là một sự lựa chọn một mô hình 4.0 ưu việt trong thời đại chuyển đổi so với phần mềm on premise.

Xu hướng của mô hình SaaS trên toàn thế giới

Xem thêm: Hệ thống quản lý trải nghiệm nhân viên

Có thể chúng ta ai cũng ít nhất 1 lần sử dụng dịch vụ phần mềm chỉ có đều chúng ta không để ý đó là mô hình SaaS hay không mà thôi. Chẳng hạn trong số các phần mềm sau: Amazone Web Services, Oracle, Google, IBM, Microsoft, ServiceNow,Adobe Creative Cloud, Slack, Dropbox,... đều là những phần mềm phát triển mô hình Saas từ các nhà cung cấp SaaS hàng đầu thế giới. Chúng ta có thể thấy rằng SasS gần như đã chiếm độc quyền trên trị trường công nghệ.

Điều này được thể hiện chi tiết trong một bản báo cáo về “ Thị trường phần mềm dịch vụ công nghệ và thị trường toàn cầu năm 2022” do BCC Research công bố. Theo nội dung của bảng báo cáo thì ngành công nghiệp mô hình SaaS được định giá khoảng $44.4 tỷ năm 2017, và ước tính con số này có thể đạt $94.9 tỷ năm 2022. Chúng ta thấy rằng tốc độ trăng trưởng hàng năm sẽ rơi vào khoảng 16.4%. Qủa là một con số ấn tượng cho thấy tiềm năng phát triển của ngành dịch vụ phần mềm này.

Sự phát triển và dự đoán khả quan này là do phần mềm dịch vụ đến từ nhiều nhà cung cấp trên thị trường.  Nhờ đó mà mô hình SaaS  có khả năng vận hành trơn tru và tạo được sự cộng hưởng cho các doanh nghiệp khi sử dụng.

Một công ty có thể sử dụng đồng thời nhiều phần mềm mô hình SaaS mà không hề gặp bất kỳ trở ngại nào. Và thực tế đi kèm báo cáo của BCC Research trung bình mỗi doanh nghiệp sẽ sử dung 16phần mềm khác nhau cho quản trị doanh nghiệp.

Kết Luận

Hãy là người sử dụng thông minh về các mô hình Saas, nên tìm hiểu ít nhất một ít về saas là gì trước khi quyết định sử dụng chúng đúng không nào. Với những chia sẻ trên chúng tôi hy vọng có thể giúp bạn có thêm nhiều thông tin và kiến thức hữu ích nhé.

Bài viết tham khảo:

• Mô hình quản trị nguồn nhân lực Saas
• Chuyển đổi số doanh nghiệp thời đại 4.0
• Toàn cảnh chuyển đổi số doanh nghiệp
• Ví thưởng nhân viên
• Top 05 Phần Mềm Quản Lý Công Việc Cá Nhân 2021
• Quy trình số hóa tài liệu trong doanh nghiệp
• Khen Thưởng Nhân Viên Như Thế Nào Để Hiệu Quả