Hiện nay đối với các doanh nghiệp việc xây dựng quy trình
làm việc có thể tốn thời gian và gay nhiều hó khăn. Tuy nhiên đây là việc mà hầu
hết các doanh nghiệp bắt buộc phải thược hiện nếu muốn tổ chức, đơn vị mình hoạt
động trơn tru và hiệu quả. Vậy làm thế nào để có 1 quy trình làm việc hiệu quả.
Bài viết sau chúng tôi sẽ giới thiệu đến các bạn các bước mẫu xây dựng quy
trình làm việc hiệu quả.
Khái niệm Quy trình làm việc là gì?
Có thể nói đơn giản quy trình làm việc và những hướng dẫn,
quy định, các bước thực hiện công việc theo những tiêu chuẩn, chuẩn mực đặt ra
để đạt được mục đích của công việc.
Các bước mẫu xây dựng quy trình làm việc hiệu quả
1. Xác định nhu cầu
Trước khi bắt tay vào xây dựng quy trình làm việc nhà quản trị doanh nghiệp cần
xác định nhu cầu của nhiệm vụ này là gì. Nhu cầu có thể được xác định từ phía
nhà quản trị hoặc từ nhân viên như:
- Việc thực hiện hoặc áp dụng các tiêu chuẩn mới
- Tài liệu để nhân viên thực hiện theo căn bản
- Việc nâng cấp hệ thống
- Hoạc những yêu cầu từ các cấp quản lý
2. Xác định mục đích
Sau khi xác định nhu cầu là gì thì việc tiếp theo là xác định
múc đích. Việc xác định mục đích này giúp doanh
nghiệp xác định các bước công việc, phương phám kiểm soát, thời gian, tần
suất công việc…
- Quy trình tuân thủ các mục tiêu/ chính sách của tổ chức
- Xác định bản chất của quy trình
- Các bước công việc, phương pháp kiểm soát, tần suất thời hạn mục đích của quy trình làm việc
3. Phạm vi quy trình làm việc
Cũng là 1 trong các bước mẫu xây dựng quy trình làm việc. Việc
xác định phạm vi quy trình làm việc sẽ giúp:
- Doanh nghiệp khoanh vùng được đối tượng cần thực hiện và tuân thủ theo các quy trình đã đề ra
- Điều chỉnh có thể theo phạm vi toàn bộ tổ chức , bộ phận phòng ban, hay cá nhân hoặc theo không gian thời gian….
4. Xác định các nội dung các bước công việc của quy trình làm
việc
Việc xây dựng được một quy trình làm việc hiệu quả thì bước
này khá quan trọng. Việc xác định các bước công việc cần thực hiện sẽ giúp bạn
làm tốt quy trình và biết được công việc cần làm của mình:
- Tùy thuộc vào tính chất công việc mà có thể xác định số bước của 1 quy trình
- Việc xây dựng quá nhiều bước sẽ làm cho quy trình rối rắm và khó kiểm soát. Hoặc quá ít bước sẽ làm cho quy trình rời rạc không đủ để kiểm soát.
- Một quy trình có thể có từ 5-20 bước tuy nhiên thiết nghĩ từ 8-15 sẽ phù hợp nhất cho doanh nghiệp.
Các bước để xây dựng một
quy trình làm việc, cần dựa vào các yếu tố sau:
- Về đầu vào của quy trình sẽ gồm những yếu tố nào
- Đầu ra của quy trình sẽ cấu thành các yếu tố nào
- Sao đó kết hợp với các phương pháp 5W+1H và 5W để làm rõ thêm các vấn đề liên quan.
Cùng tìm hiểu công thức 5W-1H-5M để phân tích rõ hơn về quy
trình làm việc hiệu quả:
- What: Nội dung là gì?
- Why: Mục tiêu, yêu cầu là gì?
- Who: ai là người thực hiện?
- When: thời gian thực hiện khi nào?
- Where: địa điểm, nơi thực hiện
- How: cách thức thực hiện như thế nào?
Còn đối với Phương pháp 5M để xác định nguồn lực:
- Man: Nguồn nhân lực
- Money: Tài chính
- Machine: Máy móc/ Công nghệ
- Material: Hệ thống cung ứng
- Method: Phương pháp làm việc
5. Kiểm soát quy trình làm việc
Đây cũng là 1 trong những bước không hề kém cạnh các bước mẫu
trong xây dựng quy trình làm việc. Vì việc xác định các điểm kiểm soát này là
việc thực hiện chức năng kiểm tra của nhà quản trị:
- Xác định điểm kiểm soát chính là thực hiện chức năng kiểm tra của nhà quản trị
- Về nguyên tắc nếu bạn lập bao nhiêu bước công việc bạn sẽ có bấy nhiêu điểm kiểm soát. Tùy vào nguồn lực của mỗi tổ chức mà doanh nghiệp có thể tổ chức thiết lập các điểm kiểm soát trọng yếu thôi
- Và cũng nên sử dụng nguyên tắc Pareto 80/20 vào bước này
6. Người thực hiện công việc
Cần xác định các cá nhân/ phòng ban nào sẽ có trách nhiệm
trong các bước công việc cần thực hiện:
- Trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm của nhân sự thực hiện công việc có đáp ứng hay không.
- Người thực hiện chính, người thực hiện phụ, người hỗ trợ cần xác định chặc chẽ trong các quy trình.
7. Tài liệu và hồ sơ
Để quy trình hoàn thiện hơn thì không thể thiếu tài liệu hướng
dẫn, hay những tài liệu hướng dẫn việc tuân thủ….
Việc kèm theo những bản giải thích các định nghĩa, thuật ngữ
trong quy trình. Hoặc các diễn giải các từ ngữ viết tắt để người đọc hiểu được
là đều cần thực hiện. Nếu có các biểu mẫu kèm theo thì cần có thêm các quy định rõ về các biểu mẫu, các thông
tin theo nội dung theo mục nào.
8. Kiểm soát các bước công việc
Việc xây dựng một quy trình làm việc cần xác định một số
phương pháp để kiểm tra, kiểm soát. Nhằm đảm bảo đánh giá đúng mức độ tối ưu
cũng như những cải tiến cho bộ máy vận hành một cách phù hợp.
Việc kiểm soát quá trình được xem như một tài liệu hệ thống
hoặc chỉ là 1 công cụ hỗ trợ việc set up.
Đây có thể là một tài liệu riêng phục vụ cho việc diễn giải
quá trình.
Việc kiểm tra xác định phương pháp kiểm tra bao gồm:
- Những bước cần kiểm tra
- Những trọng yếu cần kiểm tra
- Người thực hiện kiểm tra
- Tần suất thực hiện kiểm tra
Kết luận
Việc xây dựng cho mình những quy trình làm việc là còn tùy
thuộc vào mục đích và đặc thù doanh nghiệp. Nhưng với nội dung gì thì xây dựng
quy trình làm việc là đều cần thiết. Với những chia sẻ về các bước mẫu xây dựng
quy trình làm việc hy vọng sẽ cung cấp các thông tin cho doanh nghiệp bạn.
Bài viết tham khảo:
- Các Loại Lương Cảm Xúc Trong Quản Trị Nguồn Lực
- Những Lý Do Vì Sao Nên Tặng Quà Cho Bản Thân
- Khảo Sát Mức Độ Hài Lòng Của Nhân Viên
- Các Phúc Lợi Cho Nhân Viên Doanh Nghiệp Nên Tham Khảo
- Các Phòng Ban Trong Công Ty & Chức Năng Nhiệm Vụ Của Chúng
- Vì Sao Cần Xây Dựng Quy Chế Khen Thưởng Nhân Viên?
