QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC: Tổng quan về mẫu chữ ký nháy và quy định pháp luật trên văn bản

Mẫu chữ ký nháy trên tài liệu thường được sử dụng để kiểm tra tính chính xác của nội dung tài liệu, định dạng, kỹ thuật trình bày và thủ tục. Vậy có bao nhiêu loại chữ ký và trách nhiệm của người ký như thế nào? Tìm hiểu dưới đây!

1. Ký nháy cho hợp đồng là gì?

Chữ ký nháy hay còn gọi là chữ ký dấu là chữ ký của người có trách nhiệm xác định văn bản và kiểm tra nội dung, đặc điểm nhận dạng, nhận dạng, thể thức, kỹ thuật thể hiện, thể thức của văn bản trước khi chuyển cho người ký chính thức.

Ký tên dạng nháy đơn là một chữ ký ở cuối dòng văn bản hoặc ở cuối đoạn văn, cũng như nhiều dấu nháy đơn được đặt ở cuối văn bản và ở cuối mỗi trang văn bản. Đối với văn bản hành chính, chữ ký nháy mắt còn được đặt bên cạnh chữ “Nơi nhận” ghi tên đơn vị đã nhận văn bản.

Người ký không ký đầy đủ như chữ ký thông thường mà chỉ ký những nơi cần thiết.

2. Có bao nhiêu mẫu chữ ký nháy? Công dụng của từng loại là gì?

2.1. Chữ ký dưới mỗi trang

Chữ ký này xác minh tính toàn vẹn của tài liệu, và người ký ký tất cả các tài liệu mà mình soạn thảo hoặc kiểm tra và xem xét. Chữ ký nháy ở cuối mỗi trang, giống như một con dấu xuyên biên giới.

Đối với các tài liệu nhiều trang, chữ ký trên mỗi trang của tài liệu chứng thực tính xác thực của tài liệu. Người biên tập hay phản biện tránh bị kẻ xấu tráo đổi, thêm bớt gì đó trong trang tài liệu.

2.2. Nội dung dòng cuối cùng của chữ ký văn bản

Chữ ký nháy theo kiểu truyền thống hoặc bạn đang muốn tạo chữ ký điện tử online trên nhiều trang sẽ đều thuộc về một trình soạn thảo văn bản. Trình soạn thảo văn bản để chỉnh sửa nội dung.

2.3. Chữ ký trong phần tiêu đề của người nhận hoặc người ủy quyền

Mẫu chữ ký nháy trong tiêu đề Người được ủy quyền là của người đã xem xét tài liệu, kiểm tra lỗi chính tả hoặc kiểm tra nội dung trước khi gửi cho Người được ủy quyền để ký chính thức.

3. Giá trị của chữ ký nháy là gì? Trách nhiệm của người ký như thế nào?

Chữ ký có giá trị xác nhận của cá nhân đã kiểm tra văn bản hoặc của cá nhân xác nhận rằng người đọc văn bản đã đọc toàn bộ nội dung của văn bản trên các trang mà người đó ký.

Người ký phải chịu trách nhiệm về nội dung văn bản đã ký trước khi trình lãnh đạo ký chính thức.

4. Cách ký chuẩn theo Nghị Định-Luật 30/2020

Không giống như chữ ký nháy đơn, chữ ký chính thức là chữ ký hợp lệ xác nhận nội dung của toàn bộ tài liệu, dưới tiêu đề hoặc danh tính của người ký tài liệu. Mẫu chữ ký nháy trên văn bản phải ghi rõ họ tên hoặc đóng dấu họ tên, chức danh và đóng dấu đơn vị.

Cụ thể, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về thủ tục giấy tờ quy định thể thức ký, đóng dấu văn bản như sau:

4.1. Hướng dẫn ký nháy chi tiết chính xác nhất

Chữ ký của người được ủy quyền là chữ ký của người được ủy quyền trên văn bản giấy hoặc chữ ký số của người được ủy quyền trên văn bản điện tử.

Cách ký nháy trên hợp đồng của người ký như sau:

- Đối với chữ ký tập thể phải ghi chữ viết tắt “TM”. Trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức.

- Nếu gán phía bên phải đầu phải viết tắt chữ “Q”. Trước chức vụ người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

- Nếu ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT”. trước vị trí của người lãnh đạo. Phó người phụ trách và cán bộ quản lý giải quyết bằng cách ký thay.

- Trường hợp thừa phải ghi chữ viết tắt “TL”. Trước chức vụ người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

- Trường hợp được ủy quyền ký phải ghi chữ viết tắt “TUQ”. Trước chức vụ người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

4.2. Một số vấn đề cần lưu ý khi ký kết hợp đồng

- Đối với văn bản hành chính, không ghi học vấn, học vị và các danh hiệu vinh dự khác trước họ và tên của người ký các mẫu chữ ký nháy.

- Lực lượng vũ trang nhân dân, Giáo dục, Y tế, Khoa học và các văn bản khác, người đứng đầu cơ quan quản lý ghi quân hàm, học vị, học vị trước tên người ký. ngành, lĩnh vực.

QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC

Thứ Năm, 6 tháng 4, 2023

Tổng quan về mẫu chữ ký nháy và quy định pháp luật trên văn bản