QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC: VÌ SAO DOANH NGHIỆP NÊN QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN SỰ

Việc lưu trữ hồ sơ nhân sự là nhiệm vụ quan trọng của bộ phận hành chính nhân sự của doanh nghiệp. Do đó phải luôn có cách quản lý hồ sơ nhân sự một cách khoa học, logic để quản lý một cách thuận tiện dễ dàng.

1. Vì sao doanh nghiệp nên quản lý hồ sơ nhân sự

Đây là 1 trong những điều bắt buộc theo quy định của pháp luật Việt Nam. Doanh nghiệp cần phải tuân thủ những quy định về việc quản lý lưu trữ hồ sơ nhân sự này. Nên người làm công tác nhân sự cần có trách nhiệm ghi nhận và quản lý hồ sơ nhân sự.

Việc quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả sẽ giúp quản trị nguồn lực tại doanh nghiệp được tốt hơn.

Là cơ sở để giải quyết những tranh chấp nếu có giữa người lao động và người sử dụng lao động.

2. Quy định về việc quản lý hồ sơ như thế nào?

Xem thêm: Nghệ Thuật Gia Tăng Trải Nghiệm Nhân Viên Trong Cuộc Đua Giữ Chân Nhân Tài

Hồ sơ nhân sự được hiểu là những lưu trữ về cá nhân về người lao động tại doanh nghiệp như: hợp đồng lao động, sơ yếu lý lịch, tiền lương, bảo hiểm, khen thưởng kỷ luật…đây là những thông tin quản lý của một nhân sự tại doanh nghiệp.

Tuy nhiên việc lưu trữ quản lý hồ sơ nhân sự cần phải thực hiện thêm theo những nguyên tắc sau:

Nguyên tắc khi lưu trữ hồ sơ nhân sự:

Hồ sơ nhân sự mà doanh nghiệp lưu trữ nhằm mục đích cho những đợt thanh tra, kiểm tra các hoạt động của doanh nghiệp. Do đó nó sẽ được gắn liền với việc tính lương, để trình lên cơ quan thuế cũng nhưng những cơ uan có thẩm quyền để kiểm tra.

Hồ sơ nhân sự ở mỗi đơn vị doanh nghiệp khác nhau, còn tùy vào quy mô cùng như với những tính chất doanh nghiệp mà hồ sơ được chia thành nhiều với những loại hồ sơ khác. Chẳng hạn như: loại trả lương, loại quy chế khen thưởng, hợp đồng lao động…Do đó, mỗi doanh nghiệp sẽ có những sự khác nhau trong việc lưu trữ về hồ sơ nhân sự.

Hồ sơ của 1 nhân sự sẽ được lưu trữ và theo dõi trong suốt một quá trình mà từ những ngày đầu vào công ty đến khi kết thúc làm việc tại doanh nghiệp. Hồ sơ nhân sự này sẽ được gắn liền với những quy trình hoạt động của doanh nghiệp.

Những thông tin cần có việc lưu trữ, quản lý hồ sơ nhân sự

- Sơ yếu lý lịch, và các thông tin cá nhân của nhân viên.

- Những thông tin có liên quan đến những các quá trình làm việc tại công ty của nhân viên như: ngày chính thức vào làm nhận việc, ngày được thăng chức, chức vụ và với công việc hiện tại.

- Hợp đồng lao động và với những chế độ mà nhân viên hưởng đối với từng vị trí tại doanh nghiệp như :nhân viên nhân sự, nhân viên chính thức, nhân viên thử việc, leader, trưởng phòng...

- Quản lý và theo dõi những thông tin có liên quan đến quá trình nghỉ phép, chế độ ốm đau bệnh tật của nhân viên….

- Những thông tin, quy định về những kỷ luật, khen thưởng, tuyên dương…

- Thông tin có liên quan đến thời hạn lao động, chấm dứt hợp đồng lao động giữa những chủ lao động và với những người lao động.

Bài viết tham khảo:

Mẫu Phiếu Lương Nhân Viên Mới Nhất

Bộ File Excel Mẫu Hồ Sơ Nhân Sự Nên Tham Khảo

Mẫu Kế Hoạch Quản Lý Nhân Sự Bằng Excel Miễn Phí

Xây dựng quy tắc đánh giá khen thưởng và kỷ luật

Ứng Dụng Excel Quản Lý Hồ Sơ Doanh Nghiệp

Work From Home Là Gì Và Những Điều Cần Biết

Trải Nghiệm Nhân Viên Là Gì Trong Quản Trị Nguồn Lực

Thiết Kế Trải Nghiệm Nhân Viên Cho Doanh Nghiệp Thời 4.0