Việc lưu trữ hồ sơ nhân sự là nhiệm vụ quan trọng của bộ phận
hành chính nhân sự của doanh nghiệp. Do đó phải luôn có cách quản lý hồ sơ nhân sự một cách khoa học, logic để quản lý một
cách thuận tiện dễ dàng.
1. Vì sao doanh nghiệp
nên quản lý hồ sơ nhân sự
Đây là 1 trong những điều bắt buộc theo quy định của pháp luật
Việt Nam. Doanh nghiệp cần phải tuân thủ những quy định về việc quản lý lưu trữ hồ sơ
nhân sự này. Nên người làm công tác nhân sự cần có trách nhiệm ghi nhận và quản
lý hồ sơ nhân sự.
Việc quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả sẽ giúp quản trị nguồn lực
tại doanh nghiệp được tốt hơn.
Là cơ sở để giải quyết những tranh chấp nếu có giữa người
lao động và người sử dụng lao động.
2. Quy định về việc
quản lý hồ sơ như thế nào?
Hồ sơ nhân sự được hiểu là những lưu trữ về cá nhân về người
lao động tại doanh nghiệp như: hợp đồng lao động, sơ yếu lý lịch, tiền lương, bảo
hiểm, khen thưởng kỷ luật…đây là những thông tin quản lý của một nhân sự tại
doanh nghiệp.
Tuy nhiên việc lưu trữ quản lý hồ sơ nhân sự cần phải thực
hiện thêm theo những nguyên tắc sau:
Nguyên tắc khi lưu trữ
hồ sơ nhân sự:
Hồ sơ nhân sự mà doanh nghiệp lưu trữ nhằm mục đích cho những
đợt thanh tra, kiểm tra các hoạt động của doanh nghiệp. Do đó nó sẽ được gắn liền
với việc tính lương, để trình lên cơ quan thuế cũng nhưng những cơ uan có thẩm
quyền để kiểm tra.
Hồ sơ nhân sự ở mỗi đơn vị doanh nghiệp khác nhau, còn tùy
vào quy mô cùng như với những tính chất doanh nghiệp mà hồ sơ được chia thành
nhiều với những loại hồ sơ khác. Chẳng hạn như: loại trả lương, loại quy chế
khen thưởng, hợp đồng lao động…Do đó, mỗi doanh nghiệp sẽ có những sự khác nhau
trong việc lưu trữ về hồ sơ nhân sự.
Hồ sơ của 1 nhân sự sẽ được lưu trữ và theo dõi trong suốt một
quá trình mà từ những ngày đầu vào công ty đến khi kết thúc làm việc tại doanh
nghiệp. Hồ sơ nhân sự này sẽ được gắn liền với những quy trình hoạt động của
doanh nghiệp.
Những thông tin cần
có việc lưu trữ, quản lý hồ sơ nhân sự
- Sơ yếu lý lịch, và các thông tin cá nhân của nhân
viên.
- Những thông tin có liên quan đến những các quá trình làm
việc tại công ty của nhân viên như: ngày chính thức vào làm nhận việc, ngày được
thăng chức, chức vụ và với công việc hiện tại.
- Hợp đồng lao động và với những chế độ mà nhân viên hưởng
đối với từng vị trí tại doanh nghiệp như
:nhân viên nhân sự, nhân viên chính thức, nhân viên thử việc, leader, trưởng
phòng...
- Quản lý và theo dõi những thông tin có liên quan đến
quá trình nghỉ phép, chế độ ốm đau bệnh tật của nhân viên….
- Những thông tin, quy định về những kỷ luật, khen thưởng,
tuyên dương…
- Thông tin có liên quan đến thời hạn lao động, chấm dứt hợp
đồng lao động giữa những chủ lao động và với những người lao động.
Bài viết tham khảo:
Mẫu Phiếu Lương
Nhân Viên Mới Nhất
Bộ
File Excel Mẫu Hồ Sơ Nhân Sự Nên Tham Khảo
Mẫu
Kế Hoạch Quản Lý Nhân Sự Bằng Excel Miễn Phí
Xây
dựng quy tắc đánh giá khen thưởng và kỷ luật
Ứng Dụng
Excel Quản Lý Hồ Sơ Doanh Nghiệp
Work
From Home Là Gì Và Những Điều Cần Biết
Trải
Nghiệm Nhân Viên Là Gì Trong Quản Trị Nguồn Lực
Thiết Kế Trải Nghiệm Nhân Viên Cho Doanh Nghiệp Thời 4.0
Vì Sao Cần Xây Dựng
Ví Điện Tử Cho Nhân Viên?
Các
Giai Đoạn Trong Hành Trình Trải Nghiệm Nhân Viên Trong Doanh Nghiệp
